Styrning av verksamheten

Det är avdelningen för HR & Hållbarhet som på uppdrag av företagsledningen definierar plan och strategi för företaget att verka i en mer hållbar riktning samt metod för att integrera hållbarhetsarbetet i företagets affärsprocesser. Detta arbete initierades under 2019 då hållbar utveckling utgjorde ett av fem strategiska fokusområden med särskild prioritering för Office Depot i Sverige. En ny hållbarhetsstrategi lanserades med visionen att Office Depot ska bli en ledande aktör inom hållbarhetsområdet i vår bransch där hållbarhet är naturligt integrerat i företagets affärsmodell.

Målsättningen med denna plan var att under 2019 sätta grunden, det vill säga utforma och kommunicera vår nya hållbarhetsstrategi för de kommande åren och implementera metoden ”Buy”, ”Be”, ”Sell”, ”Tell” för vårt hållbarhetsarbete vilken täcker in samtliga aspekter av vår värdekedja. Inom respektive funktion och avdelning i verksamheten har hållbarhetsmål fastställts och aktiviteter utformats som bidrar till att vi når våra uppsatta hållbarhetsmål. Målen följs upp månadsvis under året.

Våra värderingar

Office Depot i Sverige har som vision att ge människor ett enklare, bättre och mer hållbart arbetsliv genom att erbjuda företag ett brett utbud av kontorsvaror levererade till rätt plats, i rätt tid och till rätt pris via butiker, internet eller telefon.

Vår värdegrund är det som styr och definierar vårt handlande i vardagen. Värdegrundsarbete är en konstant pågående process som ständigt behöver justeras med återkoppling i allt, stort som smått.

Våra värderingar

  • Imponerande kundfokus
    Vi överträffar kundens förväntningar, på alla sätt, i alla situationer.
  • Människor
    Vi värderar ”laget framför jaget”, det är teamet tillsammans som når framgång.
  • Enastående utförande
    Vi håller alltid högsta professionella nivå i allt vi gör.
  • Aktivt ansvarstagande
    Vi håller vad vi lovar och låter inget falla mellan stolarna.

Office Depots styrning utgår från svensk lagstiftning och all verksamhet som Office Depot bedriver ska äga rum i enlighet med gällande lagstiftning i de länder där vi verkar. Styrningen följer interna processer, rutiner, instruktioner, policys och riktlinjer samt externa rekommendationer som utges av relevanta organisationer.

Att ha en tydlig etisk kompass och tydliga principer samt hur detta kommuniceras är viktigt för Office Depot. Det inger förtroende hos kunder, medarbetare och övriga intressenter men är även betydelsefullt för att kunna ställa krav på leverantörer och därigenom undvika att medverka till missförhållanden, så som korruption, miljöförstöring och ohälsosamma arbetsförhållanden. I detta sammanhang är våra etiska riktlinjer och vår uppförandekod kraftfulla styrdokument.

Etiska riktlinjer

Våra etiska riktlinjer är ett centralt styrdokument för hållbarhetsarbetet som innehåller grundläggande principer och förväntningar för hur vi ska bedriva vår verksamhet på ett etiskt, socialt och miljömässigt riktigt sätt. De specificerar basnivån för hållbarhet och socialt ansvarstagande som verksamheten kommit fram till ska råda och får inte överträdas.

En vägledande princip hos Office Depot är att all verksamhet skall bedrivas med kompromisslös ärlighet och integritet. Vi upplever att denna vägledande princip har bidragit till vår framgång, samt att den är viktig för våra kunder, medarbetare, investerare, återförsäljare och myndigheter. Följaktligen ser vi det som vårt ansvar att leva upp till förväntningarna på att varje medarbetare agerar korrekt varje dag.

Samtliga medarbetare förväntas följa vår kod för etiskt uppträdande både till dess ordalydelse och till dess ändamål och syfte. Härutöver förväntas alla medarbetare följa tillämpliga lagar och Office Depots policys och förfaranden som styr vårt uppträdande. Alla förväntas ta till sig samtliga etiska regler och policys i samband med att man påbörjar sin anställning i Office Depot.

Våra etiska riktlinjer finns tillgängliga på företagets intranät för att alla berörda skall kunna ta del av dessa samt kunna kontakta oss eller vårt fristående system för anmälning av misstänkta avvikelser mot våra etiska riktlinjer.

Uppförandekod

För att ställa krav på leverantörer och samarbetspartners har Office Depot i Sverige tagit fram en specifik uppförandekod, en så kallad Code of Conduct. Denna ingår som en del i inköpskriterierna och utgör en garant för att de leverantörer som anlitas lever upp till en gemensam basnivå, även om lagstiftningen på dessa områden skulle vara svag. Utifrån fastställd uppförandekod har vi infört processer för att kommunicera kraven men även att följa upp hur kraven i den efterlevs, inom den egna organisationen och hos leverantörer.

Samtliga av Office Depot anlitade leverantörer ska godkänna vår uppförandekod. Koden innehåller riktlinjer för leverantörer och samarbetspartners vad gäller mänskliga rättigheter, arbetsrätt, hälsa och säkerhet, miljö och antikorruption. Vår uppförandekod bygger på internationella konventioner och nationell lagstiftning och regler, bland annat FN:s deklarationer om mänskliga rättigheter och FN:s Barnrättsprinciper samt ILO:s kärnkonventioner.

Code of Conduct (sv)
Code of Conduct (en)

Antikorruption

Nolltolerans mot korruption och mutor
Vi har nolltolerans mot korruption och mutor och har bedömt att den största risken för korruption i vår verksamhet finns i inköpsprocessen samt vid ingående av större avtal.

Office Depot har ett strikt förbud mot att lämna eller ta emot något av värde i syfte att påverka ett affärsbeslut, mutor, eller utbetalningar för att påverka ett beslut som har konsekvenser för vår verksamhet eller för en enskild medarbetares eller chefs personliga vinning.

Vi genomför regelbundna utbildningar i affärsetik och vår uppförandekod för alla medarbetare inom relevanta funktioner för att visa på hur viktigt det är att vår uppförandekod följs. Utbildningen är webbaserad och interaktiv med olika exempel där medarbetaren ska avgöra på vilket sätt man ska agera enligt vår uppförandekod. Det skapar en fördjupad förståelse för vår värdegrund och hur vi ska jobba med bland annat gåvor och representation, konkurrenslagstiftning och monopol, annan anställning och externa uppdrag samt externa åtaganden och investeringar.

Whistleblowing-funktion
En viktig byggsten i arbetet mot korruption är hur företaget hanterar så kallat whistleblowing.

En medarbetare som är bekymrad över en förseelse på arbetsplatsen uppmanas att rapportera det till sin linjechef eller kontakta lokal HR-representant alternativt att använda det system för anmälning som företaget erbjuder. Vi anlitar ett fristående system för anmälning av bedrägerier, mutor och korruption, oetiskt agerande, mobbning och trakasserier etc. Rapportering kan göras online, via e-post eller telefon. Alla anmälningar hanteras konfidentiellt och om du vill kan du vara anonym.

Ledningssystem

Office Depot har infört ett ledningssystem med övertygelsen att ett enkelt, effektivt och systematiskt arbetssätt bidrar till att vi lever upp till vårt kundlöfte att förenkla våra kunders arbetsdag och kort och gott ge dem ”ett enklare och mer hållbart kontorsliv”. Ledningssystemet finns tillgängligt för samtliga medarbetare via företagets intranät och är ett sätt för företaget att skapa struktur och styrning genom policys, riktlinjer, rutiner och instruktioner vilka uppdateras och kommuniceras löpande.  Ett centralt dokument i vårt ledningssystem är företagets verksamhetspolicy vilken beskriver våra ambitioner på kvalitets- och miljöområdet.

Office Depots verksamhet i Sverige är miljöcertifierad enligt ISO 14001:2015 och kvalitetscertifierad enligt ISO 9001:2015.

Inom Office Depot tar vi alla idéer, synpunkter och klagomål från våra kunder på allvar. Vi ser det som en möjlighet att förbättra och utveckla vår verksamhet. För att vår verksamhet ska hålla en hög nivå är det viktigt med en väl fungerande process för hantering av kundklagomål utan dröjsmål. Vi ska också sörja för en uppföljning som innefattar systematisk hantering och dokumentation av hur kunden uppfattar kvaliteten i våra produkter och tjänster. Kundklagomål registreras i företagets säljstödsystem och hanteras av dedikerade medarbetare på företagets kundcenter.

Avvikelser, förbättringsförslag och tillbud hanteras inom ramen för företagets ledningssystem där medarbetare kan rapportera avvikelser och tillbud samt lämna förslag till förbättringar av verksamheten. Inrapporterat ärende tilldelas den som är bäst lämpad att analysera orsaken till avvikelsen och att vidta åtgärder för att minimera risken att avvikelsen uppstår igen.

Riskhantering

För att kunna utveckla ett attraktivt och relevant kunderbjudande och säkra vår framtida konkurrenskraft måste vi vara lyhörda och förstå hur omvärlden förändras. Det står klart att den verksamhet som Office Depot bedriver medför risker som i varierande omfattning kan påverka företaget negativt. Av den anledningen arbetar vi kontinuerligt och systematiskt utifrån en process där risker identifieras, värderas, hanteras.

Denna riskbedömningsmodell hjälper oss att prioritera de risker som bedöms kunna ha störst negativ påverkan utifrån sannolikhet och konsekvens på verksamheten. Bedömning görs om förebyggande åtgärder bedöms vara acceptabla eller om ytterligare åtgärder bör vidtas för att minimera den identifierade risken.

Företagets riskhantering utförs inom respektive avdelning och funktion tillsammans med företagets ledning. Översyn av företagets identifierade risker i verksamheten med bedömning av genomförda åtgärder och eventuell omprövning av identifierade risker görs en gång per år eller oftare om behov uppstår.

Hållbarhetsrisker

Vi är medvetna om att vår verksamhet utgör en potentiell negativ påverkan på människor, miljö och samhälle. Om inte vi hanterar dessa risker på rätt sätt kan det skada vårt anseende och varumärke, orsaka leveransstörningar, merkostnader och brott mot gällande lagstiftning med mera.

Att identifiera verksamhetens hållbarhetsrisker är en integrerad del av den övergripande riskhanteringen i verksamheten. Detta är en central och viktig del av Office Depots verksamhet och arbetet får allt högre prioritet i företagets funktioner och enheter. Primärt omfattar risker inom hållbarhetsområdet miljömässiga-, sociala-, mänskliga rättighetsrisker kopplade till brott mot vår uppförandekod.

Vi tillämpar försiktighetsprincipen; en internationellt gällande princip för att minska miljöpåverkan som innebär att en verksamhetsutövare har ett juridiskt ansvar att välja det säkra alternativet före det osäkra vid en åtgärd, om åtgärden riskerar att innebära skada för människors hälsa eller miljö.