Ställa krav på goda etiska och sociala villkor

Genom att ställa krav på goda etiska och sociala villkor vid inköp och att följa upp att tillverkningen sker under goda etiska och sociala förhållanden tror vi att vi bäst kan bidra till att skapa förändring. Kundernas krav, behov och förväntningar på att vi ska verka i en mer hållbar riktning har ökat framförallt med avseende på hur vi ställer krav på våra leverantörer och följer upp att ställda krav avseende mänskliga rättigheter, barnrättsfrågor och arbetsvillkor efterlevs.

Detta yttrar sig i allt mer detaljerade frågor i till exempel förfrågningsunderlag vid upphandlingar och i leverantörs-bedömningar, som våra kunder ber oss att fylla i, om hur vi bidrar till en hållbar utveckling men även i form av ett ökat antal externa revisioner på uppdrag av kunder för att kontrollera att ställda krav efterlevs. Genomförda revisioner har hjälpt oss att identifiera brister och möjligheter till förbättringar av vår verksamhet och bidragit till en förbättrad hantering av våra leverantörer med avseende på kravställande och uppföljning av ställda krav. Ett led i detta arbete är framtagandet av vår riskbedömningsmodell för bedömning av leverantörer.

En betydande andel av de produkter som Office Depot saluför i Sverige tillverkas utanför Sverige. Av leverantörer med tillverkning utanför Sverige anses leverantörer med tillverkning i Egypten, Brasilien, Bulgarien, Kina, Indien, Malaysia, Ryssland, Thailand, Turkiet och Vietnam ha en förhöjd risk för brott mot de mänskliga rättigheterna. Vi bedömer att leverantörer med tillverkning i dessa länder har en väsentlig risk för incidenter av barnarbete eller tvångsarbete/obligatoriskt arbete.

 

Centralt upphandlade leverantörer och lokala leverantörer

Huvuddelen av de produkter som Office Depot köper in för vidare försäljning på vår lokala marknad sker på, av Office Depot Europa, centralt tecknade avtal med leverantörer. Dessa avtal tecknas centralt av Office Depot Europa men möjliggör för samtliga lokala enheter inom Office Depot i Europa att nyttja avtalen. Det är Office Depot Europas centrala kategoriorganisation som ansvarar för kravställande och uppföljning av dessa avtal och att bland annat tillverkningen sker under goda etiska och sociala förhållanden.

Office Depot Europa arbetar med välrenommerade leverantörer och tillverkare som producerar varor med anständiga arbetsvillkor och utan utnyttjande av arbetstagare. Det hållbarhetskrav som Office Depot Europa ställer gäller för alla som tillverkar, monterar eller distribuerar någon produkt med Office Depots logotype/licensierat varumärke eller produkt som importeras direkt till Europa av Office Depot.

Särskilt höga krav ställs på leverantörer av produkter med Office Depots logotype eller licensierat varumärke då till exempel brott mot de mänskliga rättigheterna vid produktion allvarligt kan skada företagets anseende. Leverantörer förväntas bedriva en verksamhet med ansvarsfulla arbetsmetoder för att möta och överträffa de krav som stipuleras i våra leverantörsavtal och vår uppförandekod. Uppföljning sker bland annat genom revisioner hos leverantören.

För Office Depot i Sverige sker inköp även på lokalt tecknade avtal. Processen för kravställande och uppföljning av lokalt tecknade avtal beskrivs nedan.

 

Bedömning av nya lokala leverantörer

Innan vi inleder samarbete med en leverantör görs en bedömning utifrån, en av leverantören, ifylld självskattning där leverantören redovisar hur den arbetar med frågor rörande kvalitet, miljö, arbetsmiljö och hållbar utveckling. Leverantören måste i samband med detta även godkänna vår uppförandekod Code of Conduct.

Vår uppförandekod definierar de krav vi ställer på våra leverantörer vad gäller mänskliga rättigheter, arbetsrätt, hälsa, säkerhet samt miljö och återspeglar företagets engagemang för internationella konventioner och principer som finns i FN:s universella förklaring om de mänskliga rättigheterna, FN:s konvention om barns rättigheter, FN:s Global Compact-principer och ILO:s åtta kärnkonventioner och rekommendationer som är relevanta för att förbättra arbetsvillkor i hela varuflödet.

Vårt hållbarhetsforum bestående av kvalitets- och hållbarhetschef samt representanter för företagets kategoriorganisation träffas regelbundet för att bedöma såväl nya som befintliga leverantörer utifrån företagets riskbedömningsmodell. Modellen inbegriper förekomst av eventuell landrisk, branschrisk samt leverantörens hållbarhetsstyrning. Vid oklarheter begär vi in ytterligare dokumentation från aktuell leverantör för att kunna göra en så rättvis bedömning av leverantören som möjligt. I de fall vi noterar allvarliga avvikelser inleder vi inte ett samarbete.

 

Utvärdering av befintliga lokala leverantörer

Utvärdering av befintliga leverantörer görs av företagets hållbarhetsforum utifrån framtagen riskbedömningsmodell genom att formulär för leverantörsbedömning skickas, med intervall beroende på inköpsvolym, på nytt till aktuell leverantör för ifyllnad. Under 2019 har vi fortsatt arbetet med att förfina och implementera vår riskbedömningsmodell för kravställande och uppföljning av leverantörer utifrån bland annat input från kunder. Detta är ett arbete som kommer att fortsätta under 2020 med syfte att minimera vår riskexponering. Under 2019 hade Office Depot i Sverige, som ett led i vår riskbedömning, ambitionen att utföra revisioner hos utvalda lokala leverantörer men då arbetet med att bedöma samtliga leverantörer utifrån kriterier i den nya riskbedömningsmodellen dragit ut på tiden har vi sett oss tvingade att skjuta dessa på framtiden.

Allvarliga avvikelser hos leverantören noterade under pågående avtalstid kan innebära att vi väljer att avsluta affärsrelationen.

Samtliga av Office Depot godkända leverantörer ska ha undertecknat ett leverantörsavtal. I avtalet regleras affärsrelationen mellan parterna och det framgår även att leverantören i nära samarbete med Office Depot ska verka för att företaget når sina uttalade miljömål.