Ställa krav på goda etiska och sociala villkor

Genom att ställa krav på goda etiska och sociala villkor vid inköp och att följa upp att tillverkningen sker under goda etiska och sociala förhållanden tror vi att vi bäst kan bidra till att skapa förändring. Kundernas krav, behov och förväntningar på att vi ska verka i en mer hållbar riktning har ökat framförallt med avseende på hur vi ställer krav på våra leverantörer och följer upp att ställda krav avseende mänskliga rättigheter, barnrättsfrågor och arbetsvillkor efterlevs.

Detta yttrar sig i allt mer detaljerade frågor i till exempel förfrågningsunderlag vid upphandlingar och i leverantörs bedömningar, som våra kunder ber oss att fylla i, om hur vi bidrar till en hållbar utveckling men även i form av ett ökat antal externa revisioner på uppdrag av kunder för att kontrollera att ställda krav efterlevs. Genomförda revisioner har hjälpt oss att identifiera brister och möjligheter till förbättringar av vår verksamhet och bidragit till en förbättrad hantering av våra leverantörer med avseende på kravställande och uppföljning av ställda krav. Ett led i detta arbete är framtagandet av vår riskbedömningsmodell för bedömning av leverantörer.

Upphandlade leverantörer

Office Depot arbetar med välrenommerade leverantörer och tillverkare som producerar varor med anständiga arbetsvillkor och utan utnyttjande av arbetstagare. Det hållbarhetskrav som Office Depot ställer gäller för alla som tillverkar, monterar eller distribuerar någon produkt med Office Depots logotype/licensierat varumärke eller produkt som importeras direkt till Office Depot. Särskilt höga krav ställs på leverantörer av produkter med Office Depots logotype eller licensierat varumärke då till exempel brott mot de mänskliga rättigheterna vid produktion allvarligt kan skada företagets anseende. Leverantörer förväntas bedriva en verksamhet med ansvarsfulla arbetsmetoder för att möta och överträffa de krav som stipuleras i våra leverantörsavtal och vår uppförandekod.

Bedömning av nya leverantörer

Innan vi inleder samarbete med en leverantör görs en bedömning utifrån, en av leverantören, ifylld självskattning där leverantören redovisar hur den arbetar med frågor rörande kvalitet, miljö, arbetsmiljö och hållbar utveckling. Leverantören måste i samband med detta även godkänna vår uppförandekod Code of Conduct. Vår uppförandekod definierar de krav vi ställer på våra leverantörer vad gäller mänskliga rättigheter, arbetsrätt, hälsa, säkerhet samt miljö och återspeglar företagets engagemang för internationella konventioner och principer som finns i FN:s universella förklaring om de mänskliga rättigheterna, FN:s konvention om barns rättigheter, FN:s Global Compact-principer och ILO:s åtta kärnkonventioner och rekommendationer som är relevanta för att förbättra arbetsvillkor i hela varuflödet. Vårt hållbarhetsforum bestående av kvalitets- och hållbarhetschef samt aktuell kategorichef av nya som befintliga leverantörer utifrån företagets riskbedömningsmodell. Modellen inbegriper förekomst av eventuell landrisk, branschrisk samt leverantörens hållbarhetsstyrning. Vid oklarheter begär vi in ytterligare dokumentation från aktuell leverantör för att kunna göra en så rättvis bedömning av leverantören som möjligt. I de fall vi noterar allvarliga avvikelser inleder vi inte ett samarbete.

Utvärdering av befintliga leverantörer

Utvärdering av befintliga leverantörer görs av företagets hållbarhetsforum utifrån framtagen riskbedömningsmodell genom att formulär för leverantörsbedömning skickas, med intervall beroende på inköpsvolym, på nytt till aktuell leverantör för ifyllnad.  Allvarliga avvikelser hos leverantören noterade under pågående avtalstid kan innebära att vi väljer att avsluta affärsrelationen. Samtliga av Office Depot godkända leverantörer ska ha undertecknat ett leverantörsavtal. I avtalet regleras affärsrelationen mellan parterna och det framgår även att leverantören i nära samarbete med Office Depot ska verka för att företaget når sina uttalade miljömål.